Die 10 häufigsten Fehler in der Betriebskostenabrechnung – Betriebskosten prüfen und rechtssicher abrechnen
Die jährliche Betriebskostenabrechnung – oft auch Nebenkostenabrechnung genannt – birgt erhebliches Konfliktpotenzial. Ob Sie Mieter oder Vermieter sind: Eine fehlerhafte Abrechnung kann teuer werden. Mieter sollten die Betriebskostenabrechnung genau prüfen, um unzulässige Posten oder Rechenfehler aufzudecken. Vermieter wiederum müssen ihre Abrechnungspflichten ernst nehmen, um rechtssicher zu handeln und Nachzahlungen durchzusetzen.
Dieser Beitrag zeigt die zehn häufigsten Fehler und erklärt anhand aktueller Rechtsprechung, wie sie sich vermeiden lassen.
Was sind umlagefähige Betriebskosten?
Laut § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) handelt es sich bei Betriebskosten um die laufenden, regelmäßig wiederkehrenden Kosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch eines Gebäudes entstehen. Umlagefähig sind z. B. Kosten für Wasser, Heizung, Straßenreinigung oder den Hausmeister – jedoch nicht Verwaltungskosten oder Instandhaltung.
Wichtig: Nur die im Mietvertrag ausdrücklich vereinbarten Betriebskostenarten dürfen auch umgelegt werden!
Die 10 häufigsten Fehler der Betriebskostenabrechnung laut aktueller Rechtsprechung
1. Fehlende formelle Angaben
Laut BGH, Urteil vom 16.09.2009 – VIII ZR 346/08 ist eine Nebenkostenabrechnung formell unwirksam, wenn z. B. der Abrechnungszeitraum, der Umlageschlüssel oder der Abzug der Vorauszahlungen fehlen.
2. Abrechnungsfrist verpasst
Gemäß § 556 Abs. 3 BGB muss die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Erfolgt dies verspätet, entfällt laut BGH, Urteil vom 21.01.2010 – VIII ZR 198/09 der Anspruch auf Nachzahlung. Ein eventuelles Guthaben muss allerdings trotzdem ausgezahlt werden.
3. Falsche Kostenarten
Werden beispielsweise Reparaturen, Verwaltungskosten oder Instandhaltungskosten in der Nebenkostenabrechnung abgerechnet, widerspricht das § 2 BetrKV. Nur die dort aufgeführten Kostenarten sind umlagefähig.
4. Unzulässiger Umlageschlüssel
Nach BGH, Urteil vom 06.07.2011 – VIII ZR 340/10 muss der vertraglich vereinbarte Umlageschlüssel in der Nebenkostenabrechnung verwendet werden. Eine einseitige Änderung durch den Vermieter – z. B. von Wohnfläche auf Personenzahl – ist nicht zulässig.
5. Rechenfehler
So banal es klingt: Ein Komma an der falschen Stelle kann große Unterschiede machen. Beispiel: Aus 2.345,10 € werden schnell 23.451,00 €. Daher sollte jede Position nachgerechnet werden.
6. Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot
Der Vermieter ist verpflichtet, wirtschaftlich zu handeln. Das heißt, er darf keine überteuerten oder unangemessenen Dienstleistungen in der Nebenkostanabrechnung abrechnen. Laut BGH, Urteil vom 17.12.2003 – VIII ZR 103/03 können Mieter in solchen Fällen die Abrechnung kürzen.
7. Keine Einsicht in Originalbelege
Mieter haben ein Recht auf Belegeinsicht. Wird diese verweigert, kann die Nachforderung laut BGH, Urteil vom 07.02.2018 – VIII ZR 189/17 zurückgewiesen werden.
8. Fehlende Berücksichtigung von Leerstand
Betriebskosten für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden (BGH, Urteil vom 31.10.2007 – VIII ZR 261/06). Der Vermieter muss diese anteiligen Kosten selbst tragen.
9. Einmalige Kosten als Betriebskosten
Neuanschaffungen – etwa für einen Heizkessel oder Aufzug – sind Investitionen und nicht umlagefähig. Umlagefähig sind nur laufende Betriebskosten wie Wartung oder Reinigung.
10. Keine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung
Nach § 6 ff. Heizkostenverordnung (HeizkostenV) müssen Warmwasser- und Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Bei pauschaler Verteilung ist laut § 12 HeizkostenV eine Kürzung um 15 % zulässig.
Beispiel aus der Praxis: Fehlerhafte Abrechnung und Mieterrechte
Ein Mieter in Berlin erhält im Mai 2025 die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2023. Die Abrechnung enthält weder den Abrechnungszeitraum noch einen nachvollziehbaren Umlageschlüssel. Zusätzlich wird ein Posten von 480 € für die „Erneuerung der Gegensprechanlage“ aufgeführt. Die Heizkosten sind pauschal nach Wohnfläche abgerechnet, obwohl individuelle Verbrauchszähler installiert sind.
Ergebnis: Die Abrechnung ist formell unwirksam. Die Gegensprechanlage ist eine Investition und keine Betriebskostenposition. Die Heizkostenabrechnung verstößt gegen die Heizkostenverordnung, der Mieter darf daher 15 % kürzen.
Fazit: Betriebskosten genau prüfen – Fehler vermeiden
Wer seine Betriebskostenabrechnung sorgfältig prüft, schützt sich vor ungerechtfertigten Nachforderungen. Mieter sollten Belegeinsicht verlangen, Fristen beachten und Summen nachrechnen. Vermieter wiederum sichern sich rechtlich ab, wenn sie transparent und vertragskonform abrechnen.
Im Zweifel gilt: Rechtzeitig fachkundigen Rat einholen – zum Beispiel beim Mieterverein, bei Haus & Grund oder bei einem Fachanwalt für Mietrecht.
Weiterführende Links
- § 556 BGB – https://dejure.org/gesetze/BGB/556.html
- Betriebskostenverordnung (BetrKV) – https://www.gesetze-im-internet.de/betrkv/
- Heizkostenverordnung (HeizkostenV) – https://www.gesetze-im-internet.de/heizkostenv/
- Deutscher Mieterbund – https://www.mieterbund.de/
- Haus & Grund Deutschland – https://www.hausundgrund.de/
Weitere Themen finden Sie auf meiner Seite: Wichtige Themenübersicht zum Mietrecht