Heizkostenabrechnung FAQ: Häufige Fragen und Antworten

Die Heizkostenabrechnung ist regelmäßig Teil der Betriebskostenabrechnung. Sie betrifft insbesondere die Kosten für Heizung und – bei zentraler Versorgung – Warmwasser.

Für diese Kosten gelten zusätzlich die besonderen Regeln der Heizkostenverordnung. Sie schreibt vor allem vor, dass ein Teil der Kosten nach dem tatsächlichen Verbrauch verteilt wird.

Die Heizkostenverordnung gilt grundsätzlich, wenn Wärme oder Warmwasser zentral erzeugt oder gewerblich geliefert und auf mehrere Nutzer verteilt wird.

Typischer Fall ist das Mehrfamilienhaus mit Zentralheizung.

Für bestimmte Gebäude und Versorgungssituationen gelten Ausnahmen.

Im Regelfall ja.

Ein Teil der Heizkosten muss nach dem tatsächlich erfassten Verbrauch verteilt werden. Der übrige Anteil wird als Grundkosten nach einem verbrauchsunabhängigen Maßstab, meist nach der Wohn- oder Nutzfläche, verteilt.

Es gibt allerdings gesetzliche Ausnahmen. Eine rein verbrauchsunabhängige Abrechnung ist deshalb nicht in jedem Fall unzulässig.

Ja.

Ausnahmen gelten zum Beispiel für Gebäude mit sehr niedrigem Heizwärmebedarf, für bestimmte Sondernutzungen wie Alters-, Pflege- oder Studentenheime sowie für Fälle, in denen eine Verbrauchserfassung technisch nicht möglich oder nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten verbunden wäre.

Auch bei bestimmten besonderen Wärmeversorgungsformen oder in behördlich anerkannten Härtefällen können Ausnahmen greifen.

Ob eine Ausnahme tatsächlich vorliegt, hängt vom konkreten Fall ab.

In der Regel müssen mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden.

Der restliche Anteil wird meist nach der Wohn- oder Nutzfläche verteilt.

Unter bestimmten Voraussetzungen schreibt die Heizkostenverordnung zwingend vor, 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch und 30 Prozent nach einem Grundkostenmaßstab zu verteilen.

Das betrifft insbesondere bestimmte ältere Gebäude mit öl- oder gasbetriebener Heizungsanlage, wenn die Voraussetzungen des § 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV erfüllt sind.

Dann kann nicht auf 60/40 oder 50/50 ausgewichen werden.

Ja.

Auch die Kosten der zentralen Warmwasserversorgung müssen grundsätzlich teilweise nach dem gemessenen Verbrauch verteilt werden.

Auch hier gelten gesetzliche Vorgaben für das Verhältnis zwischen Verbrauchs- und Grundkosten.

Der Vermieter legt den Verteilungsmaßstab grundsätzlich innerhalb der gesetzlichen Grenzen fest.

Frei entscheiden kann er dabei aber nicht.

Schreibt die Heizkostenverordnung etwa zwingend eine 70/30-Verteilung vor, muss dieser Maßstab eingehalten werden.

Ja, aber nicht beliebig.

Eine Änderung kommt insbesondere bei Einführung einer Vorerfassung, nach energiesparenden baulichen Maßnahmen oder aus anderen sachgerechten Gründen in Betracht.

Sie darf grundsätzlich nur zum Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums erfolgen. Zwingende gesetzliche Verteilungsmaßstäbe bleiben zu beachten.

Umlagefähig sind grundsätzlich die laufenden Kosten des Betriebs der Heizungs- und Warmwasserversorgung.

Dazu können etwa Brennstoffkosten, Wärmelieferung, Betriebsstrom, Bedienung, Überwachung, Reinigung sowie Kosten der Verbrauchserfassung und Abrechnung gehören.

Entscheidend sind die Heizkostenverordnung, die Betriebskostenverordnung und die mietvertragliche Umlagevereinbarung.

Reparatur-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören nicht in die Heizkostenabrechnung.

Auch Modernisierungskosten dürfen nicht als laufende Heizkosten umgelegt werden.

Ob eine Modernisierung stattdessen eine Mieterhöhung rechtfertigen kann, ist eine andere Frage.

Grundsätzlich ja.

Die Räume müssen mit geeigneten Geräten ausgestattet sein, damit der individuelle Verbrauch erfasst werden kann.

Welche Geräte erforderlich sind, hängt von der jeweiligen Anlage ab. Gesetzliche Ausnahmen sind möglich.

Fernablesbare Geräte können ausgelesen werden, ohne dass dafür die Wohnung betreten werden muss.

Die Verbrauchswerte werden aus der Ferne übertragen oder abgerufen.

Für solche Geräte gelten zusätzliche Anforderungen, insbesondere zu Verbrauchsinformationen für die Nutzer.

Nicht fernablesbare Bestandsgeräte müssen grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden.

Ausnahmen kommen insbesondere in Betracht, wenn das technisch nicht möglich ist, einen unangemessenen Aufwand erfordert oder sonst zu einer unbilligen Härte führen würde.

Wer noch nicht umgerüstet hat, sollte diese Frist daher im Blick behalten.

Bei einem Nutzerwechsel ist grundsätzlich eine Zwischenablesung vorzunehmen.

Die verbrauchsabhängigen Kosten werden anhand dieser Werte auf den bisherigen und den neuen Nutzer verteilt.

Die übrigen Heizkosten werden grundsätzlich nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig verteilt. Die übrigen Warmwasserkosten werden zeitanteilig aufgeteilt.

Ist eine Zwischenablesung nicht möglich oder lässt sie wegen des Zeitpunkts des Nutzerwechsels aus technischen Gründen keine hinreichend genaue Ermittlung der Verbrauchsanteile zu, gelten die Ersatzregeln des § 9b HeizkostenV.

Dann werden die Heizkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig auf Vor- und Nachnutzer verteilt. Die Warmwasserkosten werden zeitanteilig aufgeteilt.

Die Kosten dürfen also nicht frei geschätzt werden.

Gradtagszahlen sind Rechenwerte, mit denen Heizkosten zeitlich aufgeteilt werden können. Sie berücksichtigen, dass in kalten Monaten typischerweise deutlich mehr Heizenergie benötigt wird als in warmen Monaten.

Deshalb werden Heizkosten bei einem Nutzerwechsel nicht immer einfach nach Kalendertagen verteilt. Die Heizperiode wird stärker gewichtet als die Sommermonate.

§ 9b HeizkostenV erlaubt für die Aufteilung bestimmter Heizkosten ausdrücklich die Verwendung solcher nach anerkannten Regeln der Technik ermittelten Gradtagszahlen.

Auch bei Leerstand gelten zunächst die normalen Regeln der Heizkostenverordnung. Die Heizkosten werden also weiterhin in Verbrauchs- und Grundkosten aufgeteilt.

Der Vermieter trägt deshalb nicht automatisch sämtliche Kosten, die auf eine leerstehende Wohnung entfallen. Umgekehrt dürfen die Folgen eines erheblichen Leerstands aber auch nicht ohne Weiteres vollständig auf die übrigen Mieter verlagert werden.

Bei hohem Leerstand kann deshalb im Einzelfall für künftige Abrechnungszeiträume eine Anpassung des Verteilungsmaßstabs erforderlich sein. Ist etwa ein Verbrauchsanteil von mehr als 50 Prozent vorgesehen, kann eine Absenkung auf den gesetzlichen Mindestanteil von 50 Prozent in Betracht kommen.

Eine vollständige Übertragung des Leerstandsrisikos auf den Vermieter sieht die Heizkostenverordnung jedoch nicht vor.

Auffällige Abweichungen zum Vorjahr sind ein Anlass für eine nähere Prüfung. Sie beweisen für sich allein aber noch keinen Fehler.

Die Abrechnung muss erkennen lassen, wie der auf Sie entfallende Kostenanteil berechnet wurde.

Dazu gehören insbesondere die Gesamtkosten, der Verteilerschlüssel, die Berechnung des individuellen Anteils und die berücksichtigten Vorauszahlungen.

Bei Heizkosten kommen Angaben zur Verbrauchserfassung und zur Kostenverteilung hinzu.

Die wesentlichen Berechnungsschritte müssen für einen durchschnittlichen Mieter nachvollziehbar sein.

Davon zu unterscheiden ist die Frage, ob die verwendeten Zahlen auch inhaltlich richtig sind.

Eine formal ordnungsgemäße Abrechnung kann deshalb trotzdem Fehler enthalten.

Nicht jeder Fehler hat dieselbe Rechtsfolge.

Die Betriebskostenverordnung regelt, welche laufenden Kosten grundsätzlich umlagefähig sein können.

Die Heizkostenverordnung bestimmt zusätzlich, wie Heiz- und Warmwasserkosten erfasst und verteilt werden.

Beide Regelwerke greifen deshalb ineinander.

Ja.

Mieter dürfen die Unterlagen einsehen, auf denen die Heizkostenabrechnung beruht.

Dazu gehören etwa Brennstoffrechnungen, Abrechnungen des Messdienstleisters und Ableseunterlagen.

Nicht generell.

In der Regel genügt es, wenn der Vermieter eine zumutbare Belegeinsicht ermöglicht. Er kann die Belege auch elektronisch bereitstellen.

Unter besonderen Umständen kann allerdings ein Anspruch auf Übersendung bestehen.

Das Umweltbundesamt stellt eine Muster-Heizkostenabrechnung bereit. Sie zeigt beispielhaft, wie Verbrauch, Grundkosten, Verteilerschlüssel und individuelle Kostenanteile dargestellt werden können.

Das Muster kann helfen, Aufbau und Berechnung einer Heizkostenabrechnung besser zu verstehen. Es ersetzt aber nicht die Prüfung der konkreten Abrechnung und bildet nicht zwingend sämtliche heute maßgeblichen Angaben ab.

Einwendungen müssen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung geltend gemacht werden.

Danach sind sie regelmäßig ausgeschlossen.

Das gilt nicht, wenn der Mieter die Verspätung nicht zu vertreten hat.

Ein Widerspruch allein stoppt die Fälligkeit einer Nachforderung nicht.

Wie auf eine beanstandete Abrechnung reagiert werden sollte, hängt vom jeweiligen Fehler und von der konkreten Forderung ab.

Eine Zahlung unter Vorbehalt kann sinnvoll sein. Sie ist aber nicht generell Voraussetzung für spätere Rückforderungsansprüche.

Mieter dürfen ihren Kostenanteil um 15 Prozent kürzen, wenn entgegen den Vorgaben der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird.

Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn der individuelle Verbrauch überhaupt nicht erfasst wird oder die Kosten vollständig nach Wohnfläche verteilt werden, obwohl eine verbrauchsabhängige Abrechnung vorgeschrieben wäre.

Das Kürzungsrecht bezieht sich auf den auf den Mieter entfallenden Kostenanteil der fehlerhaft abgerechneten Wärme- oder Warmwasserkosten.

Nicht jeder Verstoß gegen die Heizkostenverordnung führt allerdings zu einer Kürzung von 15 Prozent. Für bestimmte Verstöße – etwa bei fehlender fernablesbarer Ausstattung oder unvollständigen Verbrauchsinformationen – sieht das Gesetz stattdessen ein Kürzungsrecht von 3 Prozent vor.

Ein Kürzungsrecht von 3 Prozent sieht § 12 Abs. 1 HeizkostenV insbesondere in zwei Fällen vor.

Zum einen kann der Mieter kürzen, wenn entgegen den gesetzlichen Vorgaben keine vorgeschriebene fernablesbare Ausstattung zur Verbrauchserfassung installiert wurde.

Zum anderen besteht grundsätzlich ein Kürzungsrecht von 3 Prozent, wenn bei vorhandener fernablesbarer Ausstattung die nach § 6a Abs. 1 und 2 HeizkostenV vorgeschriebenen monatlichen Verbrauchsinformationen nicht oder nicht vollständig mitgeteilt werden. Dazu gehören insbesondere Angaben zum Verbrauch des letzten Monats sowie die vorgesehenen Vergleichswerte.

Fehlen mehrere Monatsinformationen oder werden die Informationen über einen längeren Zeitraum überhaupt nicht erteilt, vervielfacht sich das Kürzungsrecht nicht. Für den betreffenden Abrechnungszeitraum bleibt es grundsätzlich bei einmal 3 Prozent.

Umstritten ist dagegen, ob die 3-%-Kürzung auch dann gilt, wenn lediglich die zusätzlichen Informationen nach § 6a Abs. 3 HeizkostenV fehlen. Dort verlangt die Verordnung nur, dass diese Angaben dem Nutzer „zugänglich gemacht“ werden, während § 12 Abs. 1 Satz 3 auf ein fehlendes oder unvollständiges „Mitteilen“ abstellt. In der Fachliteratur werden hierzu unterschiedliche Auffassungen vertreten; höchstrichterlich ist die Frage bislang nicht geklärt.

Treffen verschiedene Kürzungstatbestände zusammen, können sich die Kürzungsrechte grundsätzlich addieren. Voraussetzung ist allerdings, dass jeder einzelne Tatbestand selbständig erfüllt ist. Das 3-%-Kürzungsrecht ist außerdem vom 15-%-Kürzungsrecht zu unterscheiden: Die 15-%-Kürzung betrifft insbesondere Fälle, in denen entgegen der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird.

Ausführlich zu Voraussetzungen, Fernablesung und Informationspflichten: 3 Prozent Heizkosten kürzen – wann das Kürzungsrecht nach § 12 HeizkostenV gilt.

Bei Wohngebäuden werden die CO₂-Kosten nach einem gesetzlichen Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter verteilt.

Maßgeblich ist insbesondere der spezifische CO₂-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr.

Je höher die CO₂-Belastung des Gebäudes ist, desto größer kann der Anteil des Vermieters sein.

Ausführlich erläutern wir die Aufteilung der CO₂-Kosten, das Stufenmodell und die Berechnung in unserem Beitrag „CO₂-Kosten in der Nebenkostenabrechnung“.

Die gesetzlich erforderlichen Angaben zur CO₂-Kostenaufteilung müssen in der Abrechnung berücksichtigt werden.

Fehlen diese Angaben oder wird der Mieteranteil nicht ordnungsgemäß bestimmt, kann ein eigenes Kürzungsrecht bestehen.

Es beträgt grundsätzlich 3 Prozent des auf den Mieter entfallenden Heizkostenanteils.