Rechtsstand: 2. September 2026. Gilt für das deutsche Wohnraummietrecht (Gewerbe- und Wohnungseigentumsrecht ausgenommen).

In seinem Urteil vom 20. Mai 2026 hat der Bundesgerichtshof einer schematischen Kürzung lückenhaft aufgeschlüsselter Hausmeisterkosten auf null Grenzen gesetzt. Steht fest, dass ein nicht unerheblicher Teil der Leistungen dem Grunde nach umlagefähig ist, muss das Gericht von Amts wegen prüfen, ob sich wenigstens ein Mindestbetrag nach § 287 ZPO schätzen lässt.[1]

Ein Freibrief für pauschale Abrechnungen ist das Urteil allerdings nicht. Am Grundproblem ändert sich nichts: Hausmeisterkosten können in der Abrechnung als einheitlicher Betrag erscheinen. Dahinter können sich auch Arbeiten verbergen, die nicht umlagefähig sind. Maßgeblich ist allein, was die Person vor Ort tatsächlich getan hat – weder die Berufsbezeichnung im Arbeitsvertrag noch das Etikett auf der Abrechnung rechtfertigen die Umlage.[2]

1. Das Fundament: Vereinbarung und laufender Anfall

Ohne mietvertragliche Basis geht es nicht

Damit Kosten überhaupt umgelegt werden dürfen, muss dies im Mietvertrag vereinbart sein. Hier genügt bereits die allgemeine Klausel, dass der Mieter „die Betriebskosten trägt“. Der Gesetzgeber führt den Hauswart in § 2 Nr. 14 BetrKV ausdrücklich auf; einer gesonderten Nennung bedarf es daher nicht.[3] Anders ist es bei den „sonstigen Betriebskosten“: Sie müssen im Mietvertrag konkret bezeichnet werden.[4]

Ob die abgerechneten Tätigkeiten im Einzelfall tatsächlich umlagefähig waren, steht auf einem ganz anderen Blatt.

Laufend bedeutet nicht zwingend jährlich

Betriebskosten sind definitionsgemäß laufende Kosten. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Rechnung pünktlich alle zwölf Monate eintreffen muss: Auch Maßnahmen, die turnusmäßig in mehrjährigen Abständen wiederkehren, erfüllen das Kriterium. Typische Einzelfallmaßnahmen – etwa die Beseitigung eines akuten Schadens oder Schönheitsreparaturen – scheiden dagegen von vornherein aus, selbst wenn sie über das Hausmeisterkonto verbucht werden.[5]

2. Der Tätigkeits-Check: Was darf auf die Mieter umgelegt werden?

Vorbeugende Kontrolle ja, Reparatur nein

§ 2 Nr. 14 BetrKV deckt Lohn, Sozialabgaben und sonstige geldwerte Leistungen ab – aber strikt beschränkt auf umlagefähige Aufgaben. Entscheidend sind routinemäßige Kontrollen zur Sicherung von Ordnung und Gebäudefunktion:

• Überprüfung von Notausgängen, Haustüren und Beleuchtung

• Funktionskontrolle der Haustechnik

• Überwachung der Einhaltung der Hausordnung[6]

Die Grenze ist denkbar scharf: Regelmäßige Sichtprüfungen sind Betriebskosten, das Beheben entdeckter Mängel ist es nie.

Verwaltung und Instandsetzung gehören zwingend herausgerechnet

Verwaltung, Reparaturen und Erneuerungen haben in dieser Kostenposition nichts verloren. Das Betriebskostenrecht kennt hierfür keine Bagatellgrenze: Auch der Tausch einer defekten Treppenhauslampe oder eine Zehn-Minuten-Reparatur am Schloss sind Instandsetzung und damit Sache des Vermieters.[7]

Ein Dauerstreitpunkt bleibt der Notdienst:

• Verwaltungsaufgabe: Nimmt der Hausmeister abends oder am Wochenende Störungsmeldungen entgegen und bestellt Handwerker, ist das reine Hausverwaltung – eine Umlage als Betriebskosten scheidet aus. Pauschale Notdienstzuschläge sind unzulässig.

• Gegenbeispiel Personenaufzug: Die ständig besetzte Notrufbereitschaft für Fahrstühle bleibt als spezifischer Bestandteil der Aufzugskosten umlagefähig.[8]

Keine Doppelabrechnung, Eigenleistung ohne Phantom-Mehrwertsteuer

Pflegt der Hausmeister auch die Heizung oder reinigt er das Treppenhaus, darf derselbe Zeitaufwand nicht doppelt auftauchen – also nicht einmal beim Hausmeister und zusätzlich bei den Heiz- oder Reinigungskosten.[9]

Erledigt der Vermieter die Arbeiten selbst oder setzt er eigenes Personal ein, darf er nach § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV den Betrag ansetzen, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten anfallen würde – allerdings ohne die fiktive Umsatzsteuer des nicht beauftragten Dritten.[10] Die tatsächlich berechnete Umsatzsteuer eines beauftragten Fremdunternehmens ist von dieser Aussage nicht erfasst.

3. Mischverträge: Die Hürden der Aufteilung und die Mindestschätzung

Der Vermieter muss nachvollziehbar aufteilen

Koppelt ein Dienstleister Gartenpflege (umlagefähig) mit Wohnungsabnahmen und Kleinreparaturen (nicht umlagefähig) in einer Pauschale, muss der Vermieter diese Positionen nachvollziehbar trennen. Das bloße Vorlegen eines Vertrages oder einer Leistungsübersicht genügt vor Gericht nicht, wenn sich daraus der tatsächliche Zeit- und Kostenaufwand nicht ableiten lässt.[11]

Für Mieter gilt prozessual ein klarer Vorteil: Einfaches Bestreiten genügt. Der Mieter muss vorher keine Arbeitszettel studieren, um einen pauschal bereinigten Betrag anzuzweifeln. Die Darlegungs- und Beweislast für die zutreffende Aufteilung trägt der Vermieter.[12]

Von vornherein getrennte Verträge für umlagefähige und nicht umlagefähige Tätigkeiten können die Abgrenzung erleichtern. Sind beide Leistungsbereiche tatsächlich und rechtlich getrennt, bedarf es für den umlagefähigen Teil keiner weiteren Aufschlüsselung.[13]

Wann § 287 ZPO rettet – und wann nicht

Hier setzt die BGH-Entscheidung vom Mai 2026 an: Reicht die Aufschlüsselung des Vermieters nicht aus, darf die Klage nicht mehr ohne Prüfung möglicher Schätzungsgrundlagen abgewiesen werden.

• Der Grundsatz: Steht fest, dass ein nicht unerheblicher Teil der Leistungen dem Grunde nach umlagefähig ist, muss das Gericht prüfen, ob sich die Höhe eines Mindestbetrags schätzen lässt. Anhaltspunkte können Zeugenaussagen und Tätigkeitsbeschreibungen bieten.[1]

• Die Grenze: Die Schätzung nach § 287 ZPO betrifft ausschließlich die Höhe, niemals das Ob. Kann der Vermieter schon nicht darlegen, dass überhaupt umlagefähige Tätigkeiten erbracht wurden, ist für eine Schätzung kein Raum. Eine Schätzung ins Blaue hinein bleibt unzulässig.[14]

4. Abrechnungskontrolle, Belegeinsicht und Wirtschaftlichkeit

Formell wirksam, inhaltlich angreifbar

Enthält die Abrechnung die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel und den Mieteranteil, ist sie formell ordnungsgemäß. Ob der Vermieter bei gemischten Hausmeisterkosten intern einen bestimmten Anteil abgezogen hat, betrifft allein die materielle Richtigkeit.[15] Ein abtrennbarer Fehler lässt den übrigen Abrechnungssaldo unberührt, wenn sich die fehlerhafte Position rechnerisch isolieren lässt.[16]

Belegeinsicht – auch digital

Seit dem 1. Januar 2025 stellt § 556 Abs. 4 BGB klar, dass der Vermieter Einsicht auch durch die Bereitstellung digitaler Belege gewähren kann.[17]

• Was vorgelegt werden muss: Vorhandene Verträge, Rechnungen sowie Leistungs- und Preisunterlagen, soweit sie zur sachgerechten Kontrolle der abgerechneten Position erforderlich sind.[18] Grundsätzlich gehören dazu auch Zahlungsbelege; ein besonderes Kontrollinteresse muss der Mieter dafür nicht darlegen.[19]

• Was nicht verlangt werden kann: Der Vermieter muss keine neue Einzelaufstellung erstellen, die in seinen Unterlagen nicht vorhanden ist.[18]

Wird berechtigte Belegeinsicht verweigert, kann dem Mieter ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht hinsichtlich der Nachforderung zustehen.[20]

Der Vorwurf der Unwirtschaftlichkeit

Das Wirtschaftlichkeitsgebot verpflichtet den Vermieter zu einem angemessenen Kosten-Nutzen-Verhältnis. Die Darlegungs- und Beweislast für eine Pflichtverletzung trägt der Mieter.[21]

• Allein das Fehlen von Vergleichsangeboten belegt noch keine Pflichtverletzung.[22]

• Der Mieter muss nachweisen, dass der vereinbarte Preis objektiv überhöht war und durch Marktvergleiche eine konkrete Ersparnis hätte erzielt werden können.[22]

• Frist beachten: Auch der Einwand der Unwirtschaftlichkeit unterliegt nach der aktuellen BGH-Rechtsprechung grundsätzlich der zwölfmonatigen Einwendungsausschlussfrist des § 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB.[23]

Fazit: Was das Urteil für die Praxis bedeutet

Gerichte dürfen lückenhafte Abrechnungen nicht mehr vorschnell auf null setzen. Für Vermieter kann § 287 ZPO damit zum Rettungsanker gegen den vollständigen Ausfall der Kostenposition werden. Er ersetzt aber weder den Nachweis tatsächlich erbrachter umlagefähiger Tätigkeiten noch die Pflicht, bei Mischleistungen nachvollziehbar aufzuteilen. Fehlen greifbare Schätzungsgrundlagen, kann die Position weiterhin vollständig entfallen.[1]

Mieter wiederum müssen sich mit Schätzungen ins Blaue hinein nicht abfinden: Pauschal bereinigte Beträge können weiterhin einfach bestritten werden. Die Darlegungs- und Beweislast für die Trennung der Kostenanteile trägt dann der Vermieter.[12]

Fußnoten

[1]: § 287 ZPO; BGH, Urt. v. 20.5.2026 – VIII ZR 6/24, ECLI:DE:BGH:2026:200526UVIIIZR6.24.0, Rn. 57–60.

[2]: § 2 Nr. 14 BetrKV; BGH, Versäumnisurt. v. 20.2.2008 – VIII ZR 27/07, NJW 2008, 1801, Rn. 26–29. Die BetrKV verwendet den Begriff „Hauswart“; der Beitrag folgt dem praxisüblichen Begriff „Hausmeister“.

[3]: § 556 Abs. 1 BGB; § 2 Nr. 14 BetrKV; BGH, Urt. v. 10.2.2016 – VIII ZR 137/15, NJW 2016, 1308, Rn. 11, 16–20.

[4]: BGH, Urt. v. 5.10.2022 – VIII ZR 117/21, NJW-RR 2022, 1593, Rn. 29.

[5]: § 1 Abs. 1 und 2 BetrKV; BGH, Urt. v. 11.11.2009 – VIII ZR 221/08, NJW 2010, 226 = WuM 2010, 33, Rn. 12–14.

[6]: § 2 Nr. 14 BetrKV; BGH, Urt. v. 18.12.2019 – VIII ZR 62/19, NJW 2020, 193 = NZM 2020, 457, Rn. 17–19.

[7]: § 1 Abs. 2 BetrKV; § 2 Nr. 14 BetrKV; BGH, VIII ZR 27/07, Rn. 26–29.

[8]: BGH, VIII ZR 62/19, Leitsatz sowie Rn. 16–24; zur früheren Gegenauffassung LG Köln, WuM 1997, 230, 231; AG Hohenschönhausen, Urt. v. 31.3.2008 – 16 C 205/07, juris Rn. 12 f.; LG Leipzig, Urt. v. 9.3.2017 – 1 S 330/16, juris Rn. 21.

[9]: § 2 Nr. 14 Halbs. 2 BetrKV; ergänzend: § 7 Abs. 2 HeizkostenV.

[10]: § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV; BGH, Urt. v. 14.11.2012 – VIII ZR 41/12, Rn. 10–12.

[11]: BGH, VIII ZR 27/07, Rn. 26–29; BGH, VIII ZR 6/24, Rn. 56.

[12]: Wie Fn. 11.

[13]: BGH, Urt. v. 10.2.2016 – VIII ZR 33/15, NJW 2016, 1439, Rn. 20.

[14]: AG Münster, Urt. v. 6.4.2018 – 61 C 2796/17, WuM 2018, 429; AG Bocholt, Urt. v. 28.3.2025 – 21 C 10/24, WuM 2025, 456; zur Einordnung BGH, VIII ZR 6/24, Rn. 16, 51, 56–60.

[15]: BGH, Urt. v. 20.1.2016 – VIII ZR 93/15, NJW 2016, 866, Rn. 12–19; BGH, VIII ZR 33/15, Rn. 21.

[16]: BGH, VIII ZR 93/15, Rn. 12–19; ergänzend BGH, VIII ZR 6/24, Rn. 21–22.

[17]: § 556 Abs. 4 BGB; Viertes Bürokratieentlastungsgesetz v. 23.10.2024, BGBl. 2024 I Nr. 323, Art. 14 Nr. 5, Art. 74 Abs. 1.

[18]: BGH, Urt. v. 27.10.2021 – VIII ZR 114/21, NJW-RR 2022, 157, Rn. 14, 16–20, 31, 35–40; BGH, VIII ZR 6/24, Rn. 41–42.

[19]: BGH, VIII ZR 114/21, Rn. 35–40; BGH, Urt. v. 9.12.2020 – VIII ZR 118/19, NJW 2021, 693, Leitsatz sowie Rn. 13 ff.

[20]: BGH, Urt. v. 7.2.2018 – VIII ZR 189/17, NJW 2018, 1599 = WuM 2018, 288, Rn. 24–29; BGH, Hinweisbeschl. v. 26.10.2021 – VIII ZR 150/20, Rn. 11 ff., Zurückweisungsbeschl. v. 8.2.2022.

[21]: § 556 Abs. 3 BGB; § 560 Abs. 5 BGB; BGH, VIII ZR 6/24, Rn. 35–46.

[22]: BGH, VIII ZR 6/24, Leitsatz 2 sowie Rn. 37–38, 72.

[23]: BGH, VIII ZR 6/24, Leitsatz 1 sowie Rn. 21–35; BGH, VIII ZR 117/21, Rn. 35–36; § 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB; zum früheren Streit Streyl, NZM 2013, 97, 100; Lehmann-Richter, in: Schmidt-Futterer, Mietrecht, 16. Aufl. 2024, § 556 Rn. 435.